Analyse und Ausblick
Das vorhandenen Dokumenten Management:
Die Gemeinde nutzt zur Zeit das ProVox Internet Informationsportal.
PV-Internet Informationsportal ist für die Information der Mandatsträger und Bürger konzipiert. Vorlagen, Einladungen, digitale Sitzungspakete, Sitzungskalender und andere sitzungsrelevante Informationen können mit einfachen Mausklicks automatisch in das Internet-Informationsportal übertragen und dort abgerufen werden.
Das vorhandene Dokumenten Verwaltungssystem verwaltet Schriftstücke und keine Informationen.
In der täglichen Arbeit des Gemeinderats und der Ausschüsse fehlt es an Informationen zwischen der Tagesordnung und dem Protokoll. Es fehlt an einem Informations Management System.
Offene Beschlüsse und Aufgaben lassen sich heute nur mit viel Ausdauer und Glück aus Dokumenten erarbeiten. Die nahtlose Arbeit neuer Gemeindevertretungen ist nicht gegeben.
Ergebnis :
eingeschränktes Wissen und Informationen
Fehlende Kontrolle
Doppelte Bearbeitung
Fehlender Fortschritt
Zeitverzug
Mangelnde Effizienz und Ressourcen Nutzung
Was solle eine Informations Management den zusätzlich bieten?
Beschlusskontrolle
Die Beschlusskontrolle bietet die gleichen Möglichkeiten wie die Mitzeichnung. Mit Hilfe der Beschlusskontrolle kann die Ausführung von Beschlüssen kontrolliert und terminiert werden. Dabei können beliebig viele Aktivitäten, Fristen, Zuständigkeiten und Notizen für jeden Beschluss verwaltet werden. Die Beschlussaktivitäten können in die Vorlagenhistorie mit übernommen werden. Zu jedem Beschluss können dabei beliebig viele Aktivitäten, Fristen, Zuständigkeiten und Notizen hinterlegt werden.
Kontrollvorlage
Die Kontrollvorlage dient der Suche nach laufenden, beendeten und unbeantworten Mitzeichnungen und Beschlusskontrollen. Autorisierte Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, nach Thema, Amt/Fachbereich und Sitzungsdatum zu suchen.
Offline Nutzung, bietet den Mitarbeitern der Verwaltung und den Mandatsträgern die Möglichkeit, Sitzungsinformation mobil zu nutzen.
Dafür können mit wenigen Mausklicks einzelne Vorlagen und komplette Sitzungen auf ein Notebook übertragen und dann zur Vorbereitung oder live in Sitzungen genutzt werden, auch wenn keine Internet- oder Netzwerkverbindung vorhanden ist.
Diese Funktionalität ermöglicht eine mobile Protokollerstellung in beliebigen internen oder externen Sitzungsräumen.
Protokollierungen, Abstimmungen und selbst geänderte Beschlussvorschläge werden automatisch mit dem Produktionssystem synchronisiert, sobald der Laptop an das Netzwerk angeschlossen wurde oder über eine aktive Internetverbindung verfügt.
1. Liveübertragung: Sitzungen werden live im Internet übertragen - Parlaments-TV
2. Audio- und Video-On-Demand-Streaming: Sitzungen werden neben der Liveübertragung auch auf einem Videoserver gespeichert und stehen direkt nach der Sitzung im Internet zur Verfügung. Dabei können die Anwender die gesamte Sitzung anschauen oder mit einem einfachen Mausklick bestimmte Tagesordnungspunkte aufrufen.
3. Automatisierte Indexierung: verfolgt die Sitzungen live und erstellt die Indexierung (Sprungmarken) für die Gemeindevertetung und Bürger
Bedarf für ein komplettes Informations und Sitzungsmanagement,
Rats- und Bürgerinformationssystem.
Elektronische Mitzeichnung und Übersicht zur Beschlusskontrolle
* Mobiles Sitzungsmanagement
* Komplette Vorlagenghistorie
* Audio- und Video-Streaming, Parlaments-TV
Ziel der CDU
In der nächsten Legislaturperiode ein neues Ratssystem mit Entsprechenden Spezifikationen erwerben.
